אם אתם רשומים ברשויות המס כעוסק פטור, מורשה או אפילו כחברה בע"מ, אחד הדברים החשובים בעבודה הוא הפקת חשבוניות מס וניהול ספרים על פי התקנות. בשנים האחרונות השימוש בחשבוניות מס ממוחשבות הולך וגובר בעסקים בינוניים וגדולים, ואפילו בעסקים קטנים. הודות ליתרונות הרבים, הנוחות והקלות בהפקת חשבוניות אלה, רבים מעדיפים להשתמש בתוכנות להפקת חשבוניות באינטרנט, ובנוסף העסק זוכה לתדמית של עסק ירוק וחוסך משאבים רבים.
מהי חשבונית מס ממוחשב?
כל עסק מחויב להפיק חשבונית מס או קבלה ללקוח לאחר מכירת מוצר או שירות מסוים, כאשר עוסק פטור רשאי להפיק קבלות בלבד ללא מע"מ. עד לפני כמה שנים רוב העסקים היו מפיקים חשבונית מס באופן ידני באמצעות פנקסים אותם מדפיסים בבתי דפוס. מילוי החשבונית באופן ידני דרש התעסקות רבה ולא מעט זמן מאחר והעצמאים נדרשו למלא פרטים שונים כגון: מחיר, שם הלקוח, המוצר או השירות שרכש ותאריך. עם הזמן העולם השתנה ורוב העבודה עברה למחשב וכאשר המחוקק אישר את השימוש בחתימה אלקטרונית החלו לצוץ בשוק תוכנות להפקת חשבוניות מס וקבלות.
במקום להוציא חשבונית מס רגילה וידנית, כיום נכנסים לתוכנה בענן, אפשר להשתמש במערכת דרך מחשב נייד או נייח, ואפילו באמצעות הנייד, ממלאים את הפרטים ושולחים במייל ללקוח את החשבונית. מעבר להפקת חשבוניות מס אפשר להפיק מסמכים שונים כגון: הצעת מחיר, חשבונית עסקה ועוד. הפקת חשבונית ממוחשבת מחייבת חתימה דיגיטלית אשר מופיעה במסמך החשבונית בהתאם להנחיות שנקבעו על ידי רשות המיסים. ללא חתימה דיגיטלית החשבונית אינה קבילה.
האם חשבונית מס ממוחשבת מתאימה רק לעסקים גדולים?
חשבונית מס ממוחשבת מתאימה לכל סוגי העסקים. אם בעבר רק עסקים גדולים השתמשו בה, כיום גם עסקים קטנים עושים בה שימוש רב אשר עוזר להם להקל על עבודתם. במקום להוציא חשבונית ידנית ולחפש את ספר החשבוניות, נכנסים לאפליקציה או לאתר דרך המחשב ומפיקים תוך שניות את החשבונית ושולחים ללקוח, בלי ללכת לדואר, לבזבז זמן בתור הארוך וללא צורך להדפיס את החשבונית, לרכוש בולים ומעטפות, ולחכות שהמכתב יגיע ללקוח.
מה היתרונות של חשבונית מס ממוחשבת לעומת חשבונית רגילה ידנית?
לחשבונית ממחושבת יש יתרונות רבים על פני חשבונית רגילה. בין היתרונות הבולטים לטובת החשבונית הממוחשבת:
- מהירות – הפקת החשבונית היא מהירה ביותר, כל מה שצריך לעשות זה להקליד את הנתונים ותוך שניות יש חשבונית, המערכת כוללת כלי אוטומציה המייעלים את העבודה וחוסכים זמן.
- נוחות – הפקת החשבונית נוחה עד מאוד, אפשר להפיק אותה מכל מקום בו יש חיבור לאינטרנט, בין שזה מחשב נייד, נייח או אפילו אפליקציה.
- ממשק ידידותי – הממשק של החשבוניות הוא ידידותי מאוד ואין צורך בידע קודם, כך שכל אחד יכול להשתמש בה בקלות רבה.
- חיסכון בהוצאות משרד – אין צורך לקנות בולים ומעטפות כדי לשלוח את המכתב בדואר. החשבונית מגיע במייל תוך שניות אחדות.
- חסכון בזמן העבודה – באמצעות השימוש בחשבוניות אלה ניתן לחסוך זמן יקר בעבודה וכן בהוצאות העסק השונות.
- שמירה על איכות הסביבה – באמצעות חשבוניות אלה אפשר להגן על איכות הסביבה ולמנוע כריתת עצים רבים כדי להפיק נייר, העסק זוכה לתדמית של חברה ירוקה.
- מעקב נוח – השימוש במערכת להפקת חשבונית ממוחשבת מאפשר מעקב נוח אחר תשלומי הלקוחות, ובנוסף המערכת כוללת כלי ניהול ודוחות ייעודיים המסייעים בניהול העסק.
יתרונות אלה הופכים את החשבונית הממוחשבת למשתלמת וחסכונית יותר לעסק לעומת החשבונית הידנית הרגילה, לכן לא מעט עסקים משתמשים בה במהלך עבודתם.
